BTW-nummer opslaan en beheren in klantprofielen #

Wanneer een klant online een aankoop doet en een BTW-nummer invult, wordt dit nummer wel op de factuur vermeld maar niet automatisch opgeslagen in het klantprofiel. Voor toekomstige handmatige facturen moet je het BTW-nummer daarom handmatig toevoegen of opzoeken.

BTW-nummer toevoegen aan een klantprofiel #

Om een BTW-nummer toe te voegen aan een bestaande klant:

1. Ga naar Shop → Klanten
2. Zoek de betreffende klant via de zoekfunctie of blader door de lijst
3. Klik op de klantnaam om het profiel te openen
4. Scroll naar beneden naar de sectie ‘Factuuradres klant’
5. Voeg het BTW-nummer toe in het veld ‘BTW-nummer’
6. Klik helemaal onderaan op ‘Gebruiker updaten’ om de wijzigingen op te slaan

Na het opslaan verschijnt het BTW-nummer automatisch bij toekomstige handmatige facturen voor deze klant.

BTW-nummer controleren voor handmatige facturen #

Bij het aanmaken van een handmatige bestelling haalt het systeem automatisch de opgeslagen klantgegevens op, inclusief het BTW-nummer. Als het BTW-nummer niet verschijnt, is het waarschijnlijk niet opgeslagen in het klantprofiel.

Je kunt het BTW-nummer ook direct tijdens het aanmaken van een handmatige bestelling invullen in de factuurgegevens van de bestelling zelf.

1. Ga naar Shop → Bestellingen
2. Klik op ‘Bestelling toevoegen’
3. In het nieuwe scherm, klik op het potloodje rechts van ‘Facturering’
4. Een klein stukje naar beneden staat het veld ‘BTW nummer’, dit kun je handmatig invullen

Waarom worden BTW-gegevens niet automatisch opgeslagen? #

Dit is standaardgedrag van WooCommerce om privacy te beschermen. Klanten moeten expliciet toestemming geven om hun BTW-gegevens permanent op te slaan. Bij online aankopen worden de gegevens daarom alleen gebruikt voor die specifieke transactie.

Veelgestelde vragen #

Waarom zie ik het BTW-nummer niet in het klantprofiel terwijl het wel op de factuur staat?

BTW-gegevens die tijdens een online aankoop worden ingevoerd, worden alleen gebruikt voor die specifieke factuur en niet automatisch opgeslagen in het klantprofiel. Je moet het BTW-nummer handmatig toevoegen via Shop → Klanten.

Kan ik BTW-gegevens automatisch laten opslaan bij elke aankoop?

Dit is niet mogelijk vanwege privacy-overwegingen in WooCommerce. BTW-gegevens moeten handmatig worden toegevoegd aan klantprofielen als je ze wilt hergebruiken voor toekomstige facturen.

Hoe vind ik het BTW-nummer terug van een eerdere aankoop?

Ga naar Shop → Bestellingen, zoek de betreffende bestelling en bekijk de factuurgegevens. Het BTW-nummer staat vermeld in de besteldetails onder ‘Facturering’ en op de PDF-factuur (kijk hiervoor in de rechterkolom in het blok ‘PDF factuur’ en klik op de knop ‘Factuur’.